Conseguir ayudas públicas puede marcar la diferencia en la viabilidad de una entidad, pero muchas solicitudes se quedan fuera por una mala organización económica. Para aumentar las opciones de éxito, es clave contar con una contabilidad ordenada y, si es posible, apoyarse en un software de gestión y contabilidad para ONG y asociaciones que centralice todos los datos necesarios para presentar y justificar subvenciones.
Requisitos contables básicos para que una ONG pueda solicitar subvenciones
Antes de rellenar una solicitud, la administración suele exigir que la organización tenga una contabilidad clara, actualizada y verificable. Esto implica:
-
Registrar todos los ingresos (cuotas, donaciones, subvenciones, actividades) de forma detallada.
-
Clasificar los gastos por proyectos o actividades para saber qué se ha financiado con cada partida.
-
Mantener un archivo ordenado de facturas, tickets, recibos y contratos.
-
Disponer de extractos bancarios que concilien con los movimientos contables.
Además, muchas convocatorias valoran la transparencia económica de la entidad: presentar cuentas anuales, memorias de actividades o informes financieros sencillos puede sumar puntos frente a otras organizaciones. Por eso, resulta muy útil trabajar con una herramienta pensada específicamente para el tercer sector, como la que se describe en la página de contabilidad para ONG, donde se contemplan las necesidades concretas de asociaciones solidarias y fundaciones.
Documentación económica imprescindible para justificar ayudas y proyectos
Una vez concedida la subvención, comienza quizá la fase más delicada: justificar correctamente el uso de los fondos. La mayor parte de las administraciones pide:
-
Relación de gastos vinculados al proyecto, con facturas nominativas.
-
Justificante de pago de cada factura (transferencia, cargo bancario, etc.).
-
Informe económico donde se compare el presupuesto aprobado con el ejecutado.
-
Memoria de actividades que demuestre que el proyecto se ha realizado.
Si la contabilidad se ha llevado “a mano” y sin criterio, recopilar toda esta información puede convertirse en una odisea. En cambio, si desde el principio se han registrado los gastos por proyectos y se han guardado justificantes asociados a cada asiento, preparar la justificación se reduce a descargar informes y completar plantillas.
Para no dejar cabos sueltos, conviene tener claro qué obligaciones fiscales y modelos pueden afectar a la organización, especialmente cuando se gestionan subvenciones, actividades económicas o pagos a profesionales. En este sentido, es de gran ayuda apoyarse en una guía específica sobre modelos de la AEAT para asociaciones y entidades sin ánimo de lucro, donde se detallan los principales formularios y situaciones habituales.
Cómo organizar la contabilidad de tu ONG para futuras convocatorias de subvenciones
Preparar una buena justificación no debería ser un trabajo de última hora. Lo ideal es pensar en la subvención desde el primer día, organizando la contabilidad de forma que cualquier gasto quede claramente vinculado a un proyecto o línea de actuación.
Algunas buenas prácticas son:
-
Crear “proyectos” o centros de coste en la contabilidad para cada subvención.
-
Registrar desde el inicio qué parte del presupuesto se destina a personal, actividades, material, alquiler, etc.
-
Conciliar periódicamente la cuenta bancaria para evitar descuadres.
-
Digitalizar y archivar justificantes desde el momento en que se reciben.
-
Compartir la información con la junta directiva para que todos conozcan el estado económico de los proyectos.
Contar con un sistema adecuado permite que, cuando se abre una nueva convocatoria, la ONG ya tenga listas sus cuentas, sus informes y su historial de proyectos. Esto transmite seriedad, facilita la renovación de ayudas y mejora la reputación de la entidad frente a administraciones y financiadores privados.
En definitiva, una contabilidad ordenada, adaptada a las necesidades de las ONG y gestionada con herramientas específicas no solo ayuda a cumplir requisitos, sino que convierte la relación con subvenciones y ayudas públicas en un proceso más ágil, transparente y sostenible en el tiempo.